Google Workspace for Education: Panduan Lisensi untuk Institusi Pendidikan

Google Workspace for Education memiliki beberapa jenis lisensi dengan cakupan dan ketentuan yang berbeda. Memahami cara kerja Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus penting bagi sekolah, universitas, dan institusi pendidikan sebelum menentukan kebutuhan lisensi maupun menyusun anggaran.

Model lisensi yang berlaku saat ini juga berbeda dari skema sebelumnya, terutama pada cara Education Standard dan Education Plus diberikan kepada pengguna. Karena itu, institusi yang masih menggunakan perhitungan lama dapat menghasilkan estimasi kebutuhan lisensi yang tidak sesuai.

Jenis Lisensi Google Workspace for Education

Google Workspace for Education saat ini menggunakan Education Fundamentals sebagai lisensi dasar untuk pengguna aktif. Di atasnya terdapat edisi berbayar seperti Education Standard dan Education Plus yang menambahkan kemampuan keamanan, pengelolaan, dan fitur lainnya.

Edisi	Biaya	Gambaran Umum
Education Fundamentals	Gratis untuk institusi yang memenuhi syarat	Lisensi dasar untuk layanan inti Google Workspace for Education
Education Standard	Berbayar	Menambahkan kemampuan keamanan, pengelolaan, dan kontrol administratif
Education Plus	Berbayar	Menambahkan kemampuan lebih luas untuk keamanan, pengelolaan, analitik, dan kebutuhan pembelajaran

Google juga menyediakan tipe lisensi tertentu seperti Gmail Only dan Archived User untuk kebutuhan pengguna yang tidak memerlukan seluruh layanan Education Fundamentals. Kedua jenis lisensi tersebut memiliki ketentuan tersendiri dan tidak memerlukan Education Fundamentals.

Education Fundamentals: Apa yang Tetap Gratis?

Education Fundamentals tetap tersedia tanpa biaya untuk institusi pendidikan yang memenuhi syarat. Edisi ini menyediakan layanan inti seperti Gmail, Drive, Docs, Meet, Classroom, Calendar, dan berbagai layanan kolaborasi Google Workspace lainnya. Google mencantumkan 100 TB pooled storage sebagai baseline untuk seluruh edisi Education.

Education Fundamentals menjadi lisensi dasar bagi pengguna aktif. Jika seorang pengguna mendapatkan Education Standard atau Education Plus, pengguna tersebut tetap membutuhkan Education Fundamentals sebagai base license.

Bagaimana Model Lisensi Education Standard dan Plus Sekarang?

Salah satu perubahan penting adalah tidak adanya lagi pemisahan lisensi Staff dan Student seperti pada model sebelumnya. Google beralih ke satu jenis lisensi untuk Education Standard dan satu jenis lisensi untuk Education Plus. Artinya, skema lama satu lisensi staf tanpa biaya untuk setiap empat lisensi siswa berbayar tidak lagi berlaku.

Dalam model yang berlaku sekarang, institusi perlu membeli lisensi Education Standard atau Education Plus untuk menutup setiap pengguna aktif yang memiliki lisensi Education Fundamentals. Jadi kebutuhan lisensi berbayar tidak lagi dihitung dengan rasio 4:1 seperti pada model lama.

Berapa Minimum Lisensi Education Standard dan Plus?

Jumlah minimum lisensi Education Standard atau Education Plus dihitung berdasarkan jumlah siswa terdaftar, baik penuh waktu maupun paruh waktu, ditambah staf aktif yang menggunakan Education Fundamentals.

Untuk institusi dengan total siswa terdaftar dan staf aktif yang menggunakan Education Fundamentals kurang dari 50, minimum order yang diterima adalah 50 lisensi. Untuk institusi dengan jumlah 50 atau lebih, kebutuhan lisensi mengikuti jumlah siswa terdaftar dan staf aktif yang menggunakan Fundamentals.

Kondisi Institusi	Dasar Perhitungan
Kurang dari 50 siswa + staf aktif yang menggunakan Fundamentals	Minimum 50 lisensi berbayar
50 atau lebih	Total siswa terdaftar + staf aktif yang menggunakan Fundamentals

Contoh Sederhana Perhitungan

Misalnya sebuah sekolah memiliki 400 siswa dan 60 staf aktif yang menggunakan Education Fundamentals. Dengan model lisensi yang berlaku saat ini, kebutuhan Education Standard atau Education Plus akan dihitung berdasarkan total tersebut, yaitu 460 lisensi.

Sementara itu, sekolah dengan 30 siswa dan 10 staf aktif yang menggunakan Fundamentals memiliki total 40 pengguna dalam perhitungan. Karena jumlah tersebut masih di bawah minimum 50, jumlah minimum pembelian untuk Education Standard atau Education Plus adalah 50 lisensi.

Contoh ini hanya menggambarkan prinsip perhitungan. Kebutuhan aktual tetap perlu disesuaikan dengan status pengguna, jenis lisensi, dan ketentuan Google yang berlaku pada saat pengadaan atau renewal.

Apakah Staf Masih Mendapat Lisensi Gratis 4:1?

Tidak. Skema satu lisensi staf gratis untuk setiap empat lisensi siswa berbayar sudah dihentikan untuk Education Standard dan Education Plus. Model sekarang menggunakan satu jenis lisensi dan mensyaratkan lisensi berbayar untuk pengguna aktif yang memiliki Education Fundamentals.

Ini penting bagi institusi yang masih menggunakan spreadsheet atau perhitungan anggaran berdasarkan model lama karena jumlah lisensi berbayar yang dibutuhkan dapat berbeda secara signifikan.

Bagaimana dengan Pengguna yang Tidak Membutuhkan Semua Fitur?

Tidak semua akun harus menggunakan konfigurasi yang sama. Google menyediakan Gmail Only untuk pengguna tertentu yang hanya membutuhkan akses terbatas, serta Archived User untuk pengguna yang sudah tidak memerlukan akses aktif tetapi datanya perlu dipertahankan. Kedua jenis lisensi tersebut dapat membantu institusi mengelola kebutuhan akses tanpa menggunakan Education Fundamentals untuk pengguna yang memang tidak membutuhkannya.

Karena itu, pengelolaan lisensi tidak hanya soal menghitung jumlah siswa dan staf. Institusi juga perlu memastikan akun aktif, kebutuhan akses, dan jenis lisensi yang diberikan sesuai dengan fungsi masing-masing pengguna.

Education Standard atau Education Plus?

Education Standard dan Education Plus sama-sama merupakan edisi berbayar, tetapi cakupan fiturnya tidak identik. Education Standard sudah menambahkan berbagai kemampuan keamanan dan pengelolaan dibanding Fundamentals, sedangkan Education Plus menyediakan kemampuan tambahan pada area tertentu seperti keamanan, analitik, pengelolaan, dan fitur pembelajaran.

Karena kebutuhan setiap institusi berbeda, pemilihan edisi sebaiknya tidak hanya berdasarkan jumlah pengguna. Institusi juga perlu melihat fitur keamanan, kontrol administratif, kebutuhan pembelajaran, pengelolaan data, dan kemampuan tambahan yang benar-benar diperlukan.

Kenapa Struktur Lisensi Ini Penting untuk Anggaran?

Perhitungan lisensi yang masih menggunakan asumsi lama 4:1 dapat membuat anggaran tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya. Institusi perlu menghitung jumlah siswa terdaftar dan staf aktif yang menggunakan Education Fundamentals, kemudian memastikan jumlah lisensi Standard atau Plus yang dibutuhkan berdasarkan model yang berlaku.

Selain itu, akun yang sudah tidak aktif sebaiknya ditinjau secara berkala. Google merekomendasikan institusi melakukan review lisensi secara rutin dan membersihkan akun yang tidak lagi aktif agar pengelolaan lisensi tetap sesuai kebutuhan.

Sebelum mengajukan anggaran tahunan, semesteran, atau melakukan renewal, sebaiknya institusi memeriksa kembali jumlah pengguna dan jenis lisensi yang digunakan. Jangan hanya mengandalkan perhitungan lama atau informasi dari periode sebelumnya.

Baca juga: Google Workspace Education vs Business: Panduan Memilih Paket yang Tepat

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Education Fundamentals masih gratis?

Ya. Education Fundamentals tetap tersedia tanpa biaya untuk institusi pendidikan yang memenuhi syarat. Edisi ini menyediakan layanan inti Google Workspace for Education.

Apakah semua pengguna harus membeli Education Standard atau Plus?

Untuk pengguna aktif yang memiliki Education Fundamentals, institusi perlu membeli lisensi berbayar Education Standard atau Education Plus yang sesuai. Namun, Google juga menyediakan tipe lisensi seperti Gmail Only dan Archived User untuk kebutuhan tertentu yang tidak memerlukan Education Fundamentals.

Apakah minimum pembelian Education Standard dan Plus masih 50 lisensi?

50 lisensi merupakan minimum order untuk institusi yang memiliki kurang dari 50 siswa terdaftar dan staf aktif yang menggunakan Education Fundamentals. Untuk institusi dengan jumlah yang lebih besar, kebutuhan lisensi mengikuti jumlah siswa terdaftar dan staf aktif yang menggunakan Fundamentals.

Apakah skema staf gratis 4:1 masih berlaku?

Tidak. Google sudah beralih dari model terpisah Staff dan Student ke model lisensi tunggal untuk Education Standard dan Education Plus. Karena itu, skema satu lisensi staf gratis untuk setiap empat lisensi siswa berbayar tidak lagi berlaku.

Mana yang lebih baik, Education Standard atau Education Plus?

Tidak ada satu pilihan yang cocok untuk semua institusi. Education Plus menyediakan kemampuan tambahan dibanding Education Standard. Pilihan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan keamanan, pengelolaan, analitik, pembelajaran, dan fitur lain yang memang dibutuhkan institusi.

Memahami Lisensi Sebelum Menentukan Kebutuhan

Google Workspace for Education memiliki model lisensi yang berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. Education Fundamentals tetap menjadi fondasi layanan untuk pengguna aktif, sementara Education Standard dan Education Plus menambahkan kemampuan berbayar untuk kebutuhan yang lebih tinggi.

Memahami jumlah pengguna, jenis akses, dan struktur lisensi yang berlaku membantu institusi menghitung kebutuhan dengan lebih akurat sebelum pengadaan atau renewal.